Controversia entre auditoría interna de Renap y proveedor de servicio de digitalización de imágenes.
El mal manejo de los recursos financieros del Registro Nacional de las Personas (Renap) vuelve a quedar en tela de juicio después que el pasado 27 de julio se emitiera el primer informe de Auditoría interna de la institución, luego que el nuevo director ejecutivo, Jorge Adolfo Matheu Fong, tomara posesión.
Los hallazgos van desde pagos extemporáneos por digitalización de documentos de los registros civiles municipales hasta falta de control en la calidad y la cantidad de las imágenes digitalizadas. También se revela que las autoridades del Renap emitieron cheques por Q1.7 millones cuando el proceso de digitalización ya había concluido.
El Renap, que maneja un presupuesto de más de Q100 millones, está pasando por una crisis política y administrativa ya que sus autoridades han sido señaladas de mal manejo de los fondos públicos, nepotismo y corrupción.
Esta vez, según el informe de auditoría interna del Renap, el mal manejo de los recursos ocurrió en el pago del proceso de digitalización de las actas de nacimiento, matrimonio y defunción de miles de guatemaltecos, según consta en el informe de auditoría interna del Renap del 27 de julio de 2010, en donde se evidencia falta de control de la calidad de las imágenes y pagos extemporáneos por el servicio. Entre otros hallazgos de la auditoría se encuentra que las empresas contratadas no digitalizaron los registros de 31 municipios. Francisco Palomo, representante de Santolina, S.A., asegura que algunos de los 31 municipios ya habían sido trabajados por otras empresas en los procesos iniciales y que estos municipios serán trabajados en licitaciones de fases posteriores que aún no han sido asignadas a la empresa.
Para realizar este trabajo se contrató a las empresas Santolina S.A., Finred S.A. y Grupo Sed S.A., las que tienen la responsabilidad de convertir en imágenes digitales toda la documentación de los ciudadanos que se encontraba en poder de los registros civiles municipales.
Las autoridades del Renap señalaron en la auditoría que la empresa Santolina S.A. cometió irregularidades. Por ejemplo, enviaba imágenes repetidas, las cuales eran seleccionadas como “excedentes”, pero aún así, fueron facturadas por la empresa para su pago, el cual fue realizado por las autoridades del Renap.
Francisco Palomo, representante de Santolina S.A., asegura: “Nosotros recibimos del Renap un inventario de la cantidad de imágenes que se debían digitalizar, nos topamos con que en municipios donde el Registro reportaba mil imágenes se tenían que trabajar hasta el triple, entonces, esas fueron las imágenes que se reportaron como excedentes, tenemos los registros de cada una de las imágenes”. Por cierto, en este caso, excedente no significa duplicado, según Palomo. “Excedente son digitalizaciones que surgieron extra del contrato inicial, que no las contemplaba y no fueron duplicaciones, sino incrementales sobre el inventario que indicaba el contrato”.
Incumplimiento de contrato y sanciones sin cumplir
Según la auditoría, la empresa Santolina S.A. fue contratada por el Renap para generar un total de 7 millones 406 mil 944 imágenes digitalizadas de los registros civiles nacionales; sin embargo, según el informe de auditoría interna número DGCI-0070-2010, “al último acto de entrega dentro del plazo contractual y prórroga otorgada, el registro entregado por la empresa asciende a 5 millones 731 mil 296 imágenes”, si este procede.
El documento cita que con esto se termina “el incumplimiento de entrega de imágenes por un monto total de 1 millón 675 mil 648, sin justificación alguna por parte del prestador del servicio ni el Renap, considerándose esta condición como incumplimiento al contrato 40-2009”.
Según lo establecido en la cláusula cuarta de la prórroga del contrato 40-2009, “la cantidad de imágenes en los distintos procesos detallados en este contrato podrán variar en un 20 por ciento más o en un 20 por ciento menos en cada municipio”, es decir, que estas variaciones pueden aplicarse al total de registros de las personas en cada municipio.
Asimismo, la cláusula décimo sexta del contrato estipula que “si la contratista contraviniera parcial o totalmente las condiciones del contrato, perjudicando al Renap, variando la presentación, calidad, cantidad y precio del objeto del presente contrato o que no correspondan a los adjudicados, será sancionado con una multa del 100 por ciento del valor que represente la parte afectada de la negociación”.
Sin embargo, Palomo asegura que se digitalizó el 85 por ciento de las imágenes, y que están en el margen de maniobra del contrato porque únicamente esa cantidad de registros fueron entregadas para ser digitalizadas.
Palomo añadió que ellos entregaron en tiempo las imágenes digitalizadas, tal y como era su obligación, antes del 3 de mayo. Sin embargo, tuvieron que esperar para que fueran verificadas y autorizada la facturación, que finalmente fue aprobada el pasado 24 de junio. Así que lo que fue extemporáneo fue la verificación del Renap, según actas que tuvo a la vista elPeriodico.
Además, el Artículo 86 de la Ley de Contrataciones establece que si existe incumplimiento por parte de la empresa contratada para prestar un servicio al Estado, se debe sancionar a “las empresas supervisoras y a los funcionarios o empleados supervisores, así como a quienes reciban la obra, el bien o servicio en nombre del Estado, en tales, circunstancias, se les sancionará con una multa equivalente al dos por millar del valor que represente la parte afectada de la negociación”.
Los auditores solicitaron a la Dirección de Informática y Estadística del Renap un informe que dé cuenta sobre la falta de digitalización de los registros de 31 municipios, la cual debió realizar la empresa Santolina S.A.
También solicitaron que se giren instrucciones a la Dirección de Asesoría Legal del Renap para que “realice las diligencias correspondientes a efecto de aplicar la multa establecida en el contrato (…) cuyo monto asciende a Q5 millones 647.12”.
Palomo dice “ni siquiera hemos sido notificados de los resultados de la auditoría interna y mucho menos de una multa. Según nos enteramos extraoficialmente, se están desvaneciendo los hallazgos reportados en el informe creo que aún es prematuro hablar de la confirmación de todo lo reportado en el informe, y de la multa”.
Roberto Alejos, de la Unidad Nacional de la Esperanza (UNE), comentó que “el lunes se va a nombrar una Comisión Mixta con representantes del Ejecutivo, el Congreso y el Tribunal Supremo Electoral para monitorear el trabajo del Registro, también debe hacerse una auditoría de personal”.
Para la diputada Nineth Montenegro, de Encuentro por Guatemala (EG), “nosotros en la bancada hemos hecho una revisión exhaustiva del problema y creo que el informe de auditoría es tardío y que los auditores internos también tienen algo de complicidad en todo el asunto del mal manejo de fondos”.
Renap asegura que imágenes repetidas son mayores a estipuladas en contrato
elPeriódico tuvo acceso al acta de recepción número 80-2010 en donde se constató que la cantidad de imágenes entregadas por la empresa Santolina S.A. no coincide con lo establecido en el contrato 40-2009 y su prórroga.
Además, el informe de la Auditoría afirma que la Junta de Recepción de las imágenes “no realizó verificación física de las imágenes entregadas por la empresa contratada, ni procedió a verificar que las cantidades consignadas en las facturas coincidiera con la información contenida en los dispositivos entregados por el proveedor”.
Pese a la falta de verificación por parte de la Junta Receptora, el 18 de junio de 2010, el encargado de Control de Imágenes de la Dirección de Informática y Estadística del Renap, Fernando Alfredo Pineda, remitió un oficio sin número en donde indicó a los integrantes de la Junta que “de los 15 discos que contenían las imágenes entregadas por la empresa Santolina S.A., se había detectado un total de 604 mil 892 imágenes adicionales las cuales no se encontraban descritas en las facturas respectivas”.
De esta cuenta, la Junta de Recepción consultó a la Dirección Financiera del Renap si era factible solicitar a Santolina S.A. las facturas concernientes a las imágenes adicionales encontradas durante el proceso de descarga.
elPeriódico constató que el 22 de junio de 2010, el director financiero del Renap, Roberto Fajardo, aseguró que existía disponibilidad presupuestaria para el pago de las imágenes a través del oficio número DF-243-2010.
Palomo asegura que “se detalló en cada factura las imágenes que se entregaron a Renap en los discos, especificando el número de libro del cual se obtuvo y el municipio del que fue extraído”.
Renap acusa de mala calidad en imágenes
El informe de la auditoría interna realizada al Renap da cuenta que en las imágenes entregadas por la empresa Santolina S.A. “se pudo determinar que las mismas fueron elaboradas sin revisar las especificaciones contractuales tales como: verificar que la cantidad, calidad y características de dicho producto sea el mismo a lo establecido en las bases, la oferta presentada y el contrato con sus anexos”.
Al respecto, Francisco Palomo aseguró que “algunos de los archivos digitalizados por la empresa no contaban con la calidad antes de ser digitalizados, entonces tampoco se podía pedir una calidad de imagen y la partida del Registro Civil si era muy antigua o estaba rota y en malas condiciones.
El informe de la auditoría cita que “la Junta de Recepción realizó funciones que no le competen, tales como: solicitar facturas al proveedor, preguntar a la Dirección Financiera sobre si debían aceptar, fuera de tiempo, facturas a la empresa Santolina S.A.”.
Según un documento en poder de elPeriódico mientras se realizaba la auditoría interna al Registro de las Personas, el Director de Informática y Estadística del Renap comentó que “en ocasiones la empresa Santolina volvía a traer las mismas imágenes en entregas posteriores, las cuales también se facturaban”.
“Esto jamás ocurrió”, comentó Palomo, “nosotros siempre justificamos cada una de las imágenes que entregamos y tenemos cómo comprobarlo”.
Sobre esto, los integrantes de la Junta de Recepción de las imágenes comentaron que “como se pensó que se trataba de asuntos de dinero, se realizó la consulta al funcionario que manejaba el dinero. Por desconocimiento del proceso, se cometió una equivocación”.
Las facturas presentadas por el Renap dan cuenta que el Registro canceló extemporáneamente un total de Q1 millón 723 mil 31.24 por concepto de imágenes digitalizadas catalogadas como excedente.
“Las empresas contratadas para digitalizar, redigitalizar y digitar no cuentan con experiencia en el ramo, se deben deducir responsabilidades civiles y penales en el caso, nosotros vamos a realizar una conferencia de prensa sobre esto el próximo miércoles”, agregó Montenegro.
Esto también fue cuestionado por Palomo, quien comentó “es imposible que no tengamos experiencia en el ramo, nosotros nos establecimos en el 2000 y fue hasta hace 3 años que empezamos a trabajar digitalizando imágenes para la SAT, el Inguat y otras dependencias del Estado, tenemos amplia trayectoria en el ramo. El perfil mínimo de los oferentes exigía que los proveedores que participaran debían tener como experiencia previa haber digitalizado al menos 1 millón de documentos que en este caso se cumplió.
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